Документы почтой
Как отправить документы через почту
Почтовые услуги остаются надёжным способом доставки важных документов, таких как удостоверения личности, налоговые, бухгалтерские, юридические и другие официальные бумаги. Документы, отправленные по почте, часто являются бумажными копиями электронных документов с мокрой печатью, что придаёт им дополнительную юридическую силу.
Вы можете выбрать различные виды отправлений: от простого письма до ценной бандероли или посылки. Выбор зависит от ценности документов и срочности их доставки.
Порядок отправки документов по почте
Процедура отправки документов включает следующие шаги:
- Выбор почтовой или курьерской службы. Вы можете воспользоваться списком ТОП-10 курьерских служб.
- Определение типа отправления. Варианты включают:
- заказное письмо с уведомлением о вручении;
- экспресс-письмо EMS;
- ценное письмо с описью вложения;
- ценная бандероль с объявленной ценностью;
- посылка.
Чтобы выбрать подходящий вариант по цене и скорости, можно воспользоваться калькулятором доставки на сайте-агрегаторе курьерских служб TOP Express. - Приобретение упаковки. Это может быть бумажный или пластиковый конверт, плотный пакет с пузырчатой пленкой или другая защита, которая убережёт документы от повреждений: виды конвертов.
- Оформление заявки на сайте. Заполните сопроводительные документы, составьте опись вложения, укажите данные получателя и отправителя на адресном ярлыке.
- Если вас устраивает стоимость, оплатите услугу. Вы можете вызвать курьера или лично отнести письмо в почтовое отделение.
Не стоит бросать конверт с документами в почтовый ящик – лучше передать его оператору почты, чтобы он проверил вложение и выдал квитанцию с трек-номером для отслеживания.
При вызове курьера он должен проверить содержимое конверта, заклеить его при вас и выдать расписку.
Если вы объявляете ценность вложения, учитывайте, что она влияет на общую стоимость доставки, так как к цене добавляется процент от объявленной ценности.
Самый быстрый способ отправки документов
Самыми быстрыми считаются экспресс-отправления, доставляемые курьерскими службами. Курьер EMS заберёт письмо из дома или офиса и доставит его по самому кратчайшему маршруту:
- Автотранспортом — если письмо нужно отправить в пределах одного региона.
- Самолётом — если доставка идёт в другой регион. Курьер отправит документы ближайшим рейсом.
Экспресс-доставка — услуга недешёвая, особенно если документы застрахованы, но она даёт гарантию безопасности. Максимальная сумма страховки может достигать 50 000 рублей. В случае порчи или утери письма вы получите компенсацию.
Для отслеживания отправления используется трек-номер, а о вручении приходит СМС на телефон отправителя (актуально для отправлений по России).
Самый экономичный способ отправки документов
Стоимость отправки формируется на основе:
- типа отправления;
- размера и веса;
- способа доставки;
- расстояния до пункта назначения;
- удалённости населённого пункта получателя.
Самый бюджетный способ — доставка наземным транспортом.
Тарифы Почты России начинаются от 30 рублей за обычное письмо и от 200-300 рублей за заказное. Время доставки зависит от расстояния.
Минимальная цена экспресс-доставки через курьерские службы начинается от 600 рублей.
Риски и возможные проблемы
Документы можно отправлять через любую почтовую службу, включая Почту России, однако есть риски порчи или утраты отправления.
Основные проблемы при отправке простым письмом:
- повреждение конверта и его содержимого;
- вскрытие или кража письма;
- сбой в логистике и задержка отправления.
Если необходимо, чтобы письмо дошло к конкретному сроку, лучше воспользоваться услугами курьерской службы и заказать экспресс-доставку.
Советы по отправке документов, чтобы избежать неприятностей:
- Составьте опись вложений, что снизит риск кражи и позволит доказать факт отправки в случае необходимости.
- Объявите ценность письма (услуга платная, но она даёт гарантию сохранности документов).
- Не отправляйте важные документы (паспорта, трудовые книжки, водительские удостоверения и т.д.) простым письмом. Лучше выбрать заказное письмо с уведомлением или ценную бандероль.
По почте можно отправлять любые бумажные документы, фотографии и пластиковые карты, при этом вес пакета не должен превышать 100 грамм.
Запрещено отправлять агитационные материалы, брошюры и книги экстремистского содержания.
